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INFORMATIVA CLIENTI E PROSPECT

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Privacy UE 679/2016 (“GDPR”) informiamo che i dati personali forniti da parte dell’interessato (“Lei”), per sé o per l’organizzazione cui Lei appartiene, alla società Samu.it s.r.l. (“SAMU” o “noi”), in occasione o in funzione di preventivi, offerte, gare pubbliche, progettazioni, riparazioni, manutenzioni, sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi normativi vigenti.

Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta

I dati trattati riguardano i clienti (nel corso degli ultimi 10 anni) e i potenziali acquirenti (“PROSPECT”, soggetti che abbiano manifestato un qualche tipo di interesse, nel corso degli ultimi 10 anni – ad esempio anche attraverso la consegna di proprio biglietto da visita o richiesta di informazioni o preventivi), intesi come persone fisiche di età superiore ai 14 anni che agiscono in proprio e/o come referenti interni di persone giuridiche, enti o altre organizzazioni.

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate.

Raccogliamo i dati i) tramite form on-line o moduli cartacei da Lei compilati o ii) tramite biglietto da visita da Lei consegnatoci.

I dati raccolti potranno essere trattati dal personale da noi espressamente autorizzato, nei limiti strettamente necessari all’espletamento delle rispettive attività ad esso assegnato (es. uffici legale, commerciale, marketing, amministrativo, logistico, IT, controllo di gestione, ecc.).

Finalità del trattamento

Il trattamento ha le seguenti finalità:

  1. Adempimento di obblighi contrattuali e di legge derivanti dall’acquisto di beni o servizi e dalla partecipazione a corsi di aggiornamento o workshop.
  2. Pianificazione e gestione organizzativa di installazione e consegne, es. pianificazione e gestione di specifici servizi da Lei richiestici, gestione dei contratti da noi stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi, comunicazione, su Sua richiesta di informazioni precontrattuali connesse all’acquisto di beni o di servizi.
  3. Invio (tramite email, posta ordinaria, sms, funzioni di messaggistica istantanea tipo whatsapp, telefax, chiamate telefoniche con operatore e altri strumenti automatizzati) di comunicazioni commerciali, offerte di vendita di prodotti/servizi affini a quelli di Suo interesse e/o ad essi correlati – nel complesso attività definite come “soft spam”.
  4. Profilazione. La profilazione rileva ai fini privacy solo se riguarda persone fisiche, cioè ditte individuali o società di persone e relativi soci/amministratori, oppure referenti interni di società di capitali, enti od organizzazioni.

La profilazione utilizza alcuni dati da Lei fornitici e talora li associa a dati societari tratti da banche dati pubbliche (es. Registro Imprese CCIAA). Ad esempio trattiamo i seguenti dati:

  1. i) nel caso di clienti: nome e cognome, ragione sociale dell’organizzazione di appartenenza, dati di contatto, residenza o sede, sito web, settore di attività, brand;
  2. ii) nel caso di prospect: nome e cognome, ragione sociale dell’organizzazione di appartenenza, dati di contatto, residenza o sede, sito web;

La profilazione ci permette, in particolare, di limitare l’invio a Lei di comunicazioni promozionali non pertinenti alle Sue probabili aspettative ed esigenze o tramite canali non graditi.

La limitata natura della profilazione non La esclude da vantaggi specifici o dalla possibilità di esercitare liberamente i Suoi diritti privacy, né ha particolari effetti giuridici; in particolare essa non pregiudica in alcun modo la Sua possibilità di usufruire dei nostri servizi (es. acquisto, servizi di altro genere).

Base giuridica del trattamento. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento

Il trattamento per le finalità sub 1 ha la sua base giuridica nella nostra necessità di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto stipulato o da stipularsi con Lei (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni ivi assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi. Pertanto tale trattamento non richiede un Suo preventivo consenso e Lei è altresì libero di non conferire i Suoi dati, tuttavia, in tal caso, non potremo stipulare il contratto richiesto e/o erogare regolarmente la prestazione richiesta da Lei o dall’organizzazione cui Lei appartiene (es. farLa partecipare a corsi d’interesse e fornirLe i servizi connessi) e/o non potremo adempiere agli obblighi di legge connessi al contratto.

Il trattamento per le finalità sub 2 ha la sua base giuridica nel nostro legittimo interesse di pianificare e gestire tutte le attività organizzative utili a permetterLe di usufruire in modo efficiente ed efficace dei nostri servizi. Lei è libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà usufruire di tali servizi.

Comunicazione e diffusione dei dati

Per le finalità sub 1 e 2 i dati sono da noi comunicati a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei nostri sistemi informatici, siti web, società affidatarie di servizi necessari per installazione di allestimenti e attrezzature, logistica, consulenti, banche (per l’esecuzione o la ricezione di pagamenti).

Tali terzi tratteranno i dati in veste di Responsabili Esterni attenendosi alle nostre direttive scritte e sotto la nostra vigilanza.

Durata del trattamento

Nel caso delle finalità sub 1 e/o 2 trattiamo i dati per 10 anni dalla data di stipula del contratto (nel caso di clienti) o dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso dei prospect).

Trattiamo i dati necessari per le finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di log-in, log falliti e log-out, in sede di accesso ad aree riservate nei siti web SAMU) per 1 anno dalla raccolta.

In caso di contenzioso tra Lei e noi o ns. terzi fornitori trattiamo i dati per il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti nostri o dei terzi fornitori e cioè fino all’emissione e integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione.

Cessata la suddetta rispettiva durata massima i dati personali sono definitivamente distrutti oppure resi totalmente anonimi.

Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di:

– chiederci la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

– richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

– richiedere  la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l’interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione.

– richiedere la limitazione del trattamento che La riguarda, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.;

– ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;

revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

– ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile i dati personali che La riguardano da Lei fornitici e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte nostra, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa): a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento  è necessario; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software).

– proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio); in Italia essa è il Garante della protezione dei dati personali.

Lei può esercitare i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento SAMU.IT s.r.l., con sede in Carracci, 1 – 47922 Santarcangelo di Romagna, RN (Italia), indirizzo e-mail: info@samu.it.

Il Legale Rappresentante dell’azienda o il Rappresentante dell’organizzazione, si impegna a comunicare la presente Informativa anche agli altri soggetti appartenenti all’azienda o all’organizzazione medesima e di cui dichiara di fornire legittimamente i relativi dati.